Was ändert sich für elektronische Rechnungen?

Im Entwurf des Abgabenänderungsgesetzes 2012 kommt es nun zu der erwarteten Änderung bei elektronischen Rechnungen. Die Änderungen sollen für Umsätze gelten, die nach dem 31.12.2012 ausgeführt werden. Auch hier bleibt jedoch die endgültige Gesetzeswerdung noch abzuwarten.

Die bislang verpflichtende Signatur auf einer elektronischen Rechnung entfällt.

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der elektronischen Rechnung müssen auch weiterhin sichergestellt werden. Dies kann allerdings nun auch durch ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren erfolgen, durch das eine verlässliche Prüfung der Rechnung mit der Leistung gegeben ist. Dies ist z.B. der Fall bei einem entsprechend eingerichteten Rechnungswesen, aber auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Bestellung, Lieferschein).

Zukünftig können auch elektronische Rechnungen, die per e-mail oder als Web-Download in einem elektronischen Format übermittelt werden, ohne elektronische Signatur zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen.

Vorteile der elektronischen Rechnung

Neben dem Einsparen von Kosten durch den Wegfall des Papieraufwandes bieten E-Rechnungen auch eine hohe Zeitersparnis, da die Rechnungserstellung in das bestehende Finanzbuchhaltungssystem integriert ist.

Umstellen von Papier- auf E-Rechnungen

Zuallererst sollten Sie sich fragen:

• Erstellen wir die Rechnungen im eigenen Unternehmen oder
• lassen wir die Rechnungen von einem externen dritten Unternehmen erstellen?

Externes Unternehmen

Es gibt Unternehmen, die eine vollelektronische Abwicklung der Rechnungsausstellung anbieten. Im Normalfall erstellt dieses Unternehmen dann die Rechnungen, archiviert sie und leitet sie auch gleich an den Rechnungsempfänger weiter.

Im eigenen Unternehmen

Wenn Sie die Rechnungsausstellung selbst erledigen, ist der erste Schritt die Kontrolle, ob Ihr Buchhaltungssystem automatisch standardisierte pdf-Rechnungen erzeugen kann.

Die meisten österreichischen Buchhaltungs-Software-Hersteller haben bereits ein Format integriert, das standardisierte elektronische Rechnungen ermöglicht.

Stand: 05. Juli 2012